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阅读:写总结的几个问题

作者:佚名 来自:人教社论坛 时间:2010-1-19

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张志公

总结没有一套现成的写法,因此,只好提出写总结的几个问题来研究一下。

1.写总结是不是有些基本条件。

什么是总结,很难下个定义。从一般的总结来看,大致可以这样说:做了一项工作,或者是做了一个时期的工作,做过以后,回顾一下工作的情况,包括工作的目的、任务、经过、方式、方法等,做一些系统的整理,进而做一些比较全面的分析,从中得出工作的主要成绩、经验、缺点和问题。这样做的目的,是要对做过的工作作出一个正确的估价,把成绩和收获巩固下来,把经验明确起来,以便推进和提高今后的工作。

一篇好的总结,要具备一些什么条件呢?

(一)要有充实的、正确的内容。所谓充实的、正确的内容,就是有材料,有观点,有分析,有概括,能说明问题,能解决问题。材料要丰富,要真实,要典型,要有选择;观点要鲜明,要正确。材料和观点是统一的。材料要说明观点,观点要统帅材料。比方举办像我们这样的“语文学习讲座”,有没有必要办呢?从我了解的一般反映来看,大家都认为有必要。“有必要”就是观点,这个观点要肯定,要鲜明。但仅仅反反复复强调观点是不行的,还必须要有材料来说明观点。贵阳市干部文化学校在总结举办“语文学习讲座”的必要性时,就提出了五个方面的材料。即“讲座”有助于端正学员的认识,树立认真学习语文的态度;辅导学员精读了十来篇典范的文章,使学员初步掌握了一些阅读文章的方法;帮助学员掌握了一些语文基础知识;帮助学员进行了一些语文基本训练;有些参加“讲座”学习的小学教师把专家们的讲课方法运用到自己的教学中去,提高了教学质量等。有了这些材料,就有力地说明了观点的正确。这样,观点和材料就紧紧地扣在一起。从这里我们可以体会到材料跟观点统一的关系。

(二)既要全面,又要有重点,既要合于总结的一般要求,又要从实际出发,不流于形式。为什么说要全面呢?因为既总结,就得全面。总结里不能只写过程,记流水账,要有分析和概括;也不能只有抽象的分析和概括,要有具体的过程和情况,要不总结就显得空泛。另一方面,总结里不能只谈成绩和经验,不谈缺点和问题;也不能只谈缺点和问题,而不谈成绩和经验。只有把过程、情况、成绩、经验、缺点和问题都谈到,这才全面。凡是总结,总有一般要求。一般的写法,首先是基本情况,工作过程,然后提出收获和成绩,进而分析其原因,从分析中得出经验;再指出缺点和问题,也要分析其原因,得出教训;最后明确今后怎么做,提出方向、原则、计划、打算等。但是,我们所总结的工作,总有种种不同的具体情况。比方说,有的工作比较复杂,有的工作比较单纯,有的工作是短期的,有的工作是经常性的。写总结的目的也有种种不同,比方说,有的总结是向上级汇报;有的总结是除汇报外,还有所请示;有的是本单位总结一项工作或一个时期的工作,向下级说明,明确成绩和经验,以便增强信心,鼓舞干劲,同时并指出今后努力方向;有的是做了一项工作,有比较显著的收获和成绩,把经验总结出来,介绍给有关方面参考、讨论或研究。再从介绍经验来说,是介绍全面的经验,还是某一点的经验,其目的也是不同的。由于有这些不同,所以写总结要有重点,要从实际出发,不可能任何总结都是一样的。我们写总结要考虑对象和目的,因为它关系到总结的详略,关系到总结的组织安排。比如,我们做了一项工作,解决了原来存在的问题,要把怎样解决的经验向上级汇报一下,如果对象目的是这样的话,就宜于先摆问题,而不是先摆情况和收获,然后说明做法,解决问题的程度,最后分析经验和教训。如果是新试验一项工作,总结试验的成效,那就要求另一种写法。

(三)语言要准确,条理要清晰。总结的语言,最重要的是准确。所谓准确,就是事实要准,不走样;数目字要准,一分不错;下论断要准,一点不含糊。比如一个短期的办得很出色的马列主义著作读书班的总结中说:“大家一致感到得到的益处很多”,这里“一致”“很多”就很准,毫不含糊。再如讲读书班办得好的表现,“主要有下列几个方面”,这里“主要”也用得很准。“对马克思列宁主义一些基本原理的理解,比过去较为系统、深刻了一些”。这个估计是很有分寸的。因为对马克思列宁主义基本原理的理解,在几个月的时间里是不可能很系统、很深刻的,所以只说跟过去比较起来,系统、深刻了一些。讲读书班采用“读”、“想”、“谈”、“写”的学习方法,说“最好方法”不说“较好方法”,这也是论断准的地方。特别是把上述几处联系起来,对比地看一看,更能看出用语轻重分寸的不同,都是有道理的,不是随便说说的。我们写总结,有时用的材料可能不够准,但又非用不可,那就得交代一声。比如说“根据不完全统计”,“根据推断”,这样说明了材料的可靠程度,也是一种准确。语言的准确跟材料的真实是不可分的。如果材料不真实,得出的论断就不可靠了。总结的语言,除了准确以外,还有没有其他要求呢?比方说,要不要生动一些,有点描述?我想,这是可以的,但是在总结里,描述、形容、比喻之类一般只起辅助作用,不能依靠那些话来说明问题。条理要清晰,这在总结里非常必要。清晰的条理从哪里来?这就要求我们对事物(工作)的观察、分析、叙述、论证合乎逻辑。在总结里很少用到如倒叙、补叙等等那些写作技巧。

2.写总结的人要做好哪些工作。

首先是占有材料和整理材料。占有材料的重要性大家都了解,那是工作的问题,这里不多谈。从写总结的角度说,怎样整理材料是很值得注意的问题。整理材料,要靠在平时工作过程中一边不断搜集资料,一边及时加以整理。整理的方法,如怎样分类,怎样保管,怎样做索引和卡片等,都需要考虑。这些虽说是技术性的工作,但是对写总结很有关系,要不然一大堆材料,是很难下笔的。平时有了准备,着手写总结之前,系统地整理起来就方便了。然后要分析材料,以便有所取舍,进行去粗取精、去伪存真的工作。

占有材料,整理材料,分析材料,以至于写总结的整个过程,要靠正确的立场、观点和方法。具体地说,要靠掌握方针政策,要靠群众路线的工作方法,只有这样,才能正确地整理材料,分析材料,也才能很好地占有材料。在分析材料的基础上,才能考虑怎么写的问题。在考虑怎么写的时候,要明确对象和目的,根据对象和目的确立重点。重点详尽到什么程度,有哪些非重点,明确起来,写得简略一些。在非重点里,又有哪几点相对地说又要详细一些,考虑这些以后,就可以搭架子(写提纲)了。提纲不论详略,都要包括主要论点和主要材料。提纲经过研究以后,写起来就比较容易了。在写的过程中,还要做两项工作:一是核对。如引用经典著作和文件要核对,引用别人的话,数目字、计算的比例也要核对。二是推敲。如一些估价、论断要很好地推敲,注意准确的程度,做到一分不多,一分不少,既不夸大,也不缩小。

以上讲的是一些主要问题。下面再补充讲两个问题。

1.总结写法上的几个问题。

(一)数字、举例、引用材料要有选择,能说明问题。大体上说,谈情况常常需要数目字,对情况的分析也往往需要数目字。如谈学习,就要看学得好的有多少,学得一般的有多少,学得差的有多少,这样可以看出教学效果如何。谈收获和成绩,常常需要引用具体的事例。你要总结一个读书班办得好,就要注意引用学的人的想法和说法,分析论断有时要引用足以作为根据的话,如经典著作、文件和科学著作等。要善于运用数字、举例和引用材料说明问题。要在必要的地方用必要的材料,才可能起到说明问题的作用。

(二)分析、论证要有根据和判断。根据和判断要清清楚楚,一目了然。如上面提到的那篇总结,讲到读书班办得好的原因时,提出了“坚持实行以学员自学为主和教员积极辅导相结合的教学方法”的论点,为什么要坚持实行这个方法呢?这就要作分析和论证。由于参加读书班的学员,有较高的学习自觉性,有丰富的斗争经验和较高的政治水平,就有以自学为主的可能性;也只有坚持以自学为主,才能使他们把书本理论变成自己的思想武器,这是必要性。既有可能又有必要,那根据就足了。这是一个方面的分析和论证。总结又说:“但是,由于多数学员对外国历史知识了解少,文化科学知识不够丰富,再加上学习时间有限,因而,在教学中还必须加强教员的积极的辅导活动,帮助学员扫除障碍,打开思路。”这又是根据,所以要以自学为主和教员积极辅导相结合的教学方法。以上的根据和判断清清楚楚,一目了然。

(三)怎样分段和标题。有的总结,各部分都很详尽,内容也很复杂,这就需要分段加标题,使其眉目清楚。有的总结可以不分段不加标题,但是需要用些词句把各部分之间的关系显示出来。

2.写总结要考虑避免一些什么。

从总的、根本方面来说,凡是与基本条件相抵触的都要避免。如罗列现象,空发议论要避免;以偏概全,挂一漏万要避免;主次不分,流于形式要避免;语言不准确,条理不清晰要避免。除此之外,还有一些现象,姑且叫它“忌讳”吧:

(一)忌冗赘。写总结的人总希望写得全面一些,把道理说得清楚一些,往往就多用材料,尽情地写,结果写得冗赘,烦琐。解决的办法是:材料要有选择,要有取舍,数字、举例不在多,在于说明问题;如果材料多,有参考价值,可以作为总结的附件。

(二)忌笼统。写总结,总得对工作全面估计一下,对成绩、经验作些必要的论断,常常由于怕说话说过了头,就爱用一些什么“一般”、“一定的”、“比较”、“较为”、“基本上”、“大体上”、“部分的”这些字眼。这些字眼不是不能用,而是不能乱用,乱用了就说明我们掌握的材料不充分,不敢下确切的判断。比如说“取得了一定成绩,但是还不够”,这话本身没有错,但是,如果只这么说,没有把“一定成绩”和“不够”之处具体说出来,就失于笼统了。

(三)忌夸张。文艺作品,可以用点夸张手法。写总结不成。写总结有时候不是存心夸张,而是为了想把问题说得充分一些,一不留心就会犯夸张的毛病。这就要求写总结的人实事求是,写的时候要注意推敲,凡是有所估价、论断的地方,用词造句的分量要恰当。推敲的过程,同时也是很好地考虑研究内容的过程,提高认识、明确观点的过程,不能马虎从事。比如前面说成绩大得不得了,简直没有缺点,后面又说问题大得不得了,简直一无是处,这样前后的口径就对不起来,其中总有一面是夸张的。

总之,要总结写得好,必须总结作得好;要总结作得好,必须工作做得好。写总结不是个单纯技术问题,也没有一套一成不变的写法。

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